Cara Menulis E-mel Aduan Berkesan

Sekiranya anda mempunyai masalah dengan orang atau syarikat, menulis e-mel aduan dapat membantu anda menyelesaikannya. Menulis e-mel aduan juga dapat membiarkan anda menyatakan rasa tidak puas hati dengan masalah umum yang terlalu besar untuk diselesaikan sendiri. Dengan menulis e-mel, anda boleh mengarahkan aduan anda secara langsung kepada orang yang bertanggungjawab yang dapat menyelesaikan masalah tersebut. Sekiranya anda mahu aduan anda dibaca dan dipandang serius, namun, anda mesti belajar bagaimana menulis e-mel aduan yang berkesan.

Cari orang terbaik untuk menangani aduan anda. Sebagai contoh, jika anda mempunyai aduan mengenai syarikat, hubungi atau periksa laman web untuk mencari alamat e-mel untuk aduan pelanggan. Sekiranya anda menghantar e-mel aduan anda ke alamat yang salah, ia mungkin tidak diendahkan.

Teliti bentuk yang tepat untuk aduan anda. Beberapa organisasi besar akan meminta anda mengisi borang aduan atau meminta jenis dokumentasi tertentu yang menyokong aduan anda. Anda boleh mendapatkan maklumat ini dengan memeriksa laman web organisasi atau menghubungi nombor hubungan yang tertera di laman web. Mengikuti prosedur yang berlaku akan memudahkan organisasi membaca dan menangani aduan anda.

Nyatakan tujuan e-mel aduan anda. Ini harus menjadi ayat pertama atau dua e-mel untuk mendapat perhatian pembaca. Sekiranya anda mengambil masa yang terlalu lama, dia mungkin mula menipu atau menganggap e-mel itu tidak begitu penting.

Terangkan dan sokong aduan anda. Bersikap spesifik. Sebagai contoh, jika anda tidak berpuas hati dengan produk syarikat, nyatakan apa yang salah dengannya.

Lampirkan gambar yang berkaitan, resit dan maklumat sokongan lain ke e-mel anda. Buat catatan, dalam perenggan yang menjelaskan keluhan anda, bahawa maklumat tambahan dilampirkan.

Perincikan penyelesaiannya. Sekali lagi, bersikap spesifik mengenai apa yang harus dilakukan. Sebagai contoh, meminta bayaran balik atau penggantian untuk produk yang rosak. Memerhatikan penyelesaian yang anda mahukan akan membantu menyelesaikan masalah anda dengan lebih mudah.

Mohon balasan. Sertakan nama anda, alamat surat dan nombor telefon di hujung e-mel anda untuk memudahkan pembaca menghubungi anda kembali. Meminta balasan menunjukkan bahawa anda memandang serius aduan anda, terutamanya jika anda meminta balasan dalam jangka masa tertentu.

Baca semula e-mel anda sebelum anda menghantarnya untuk memastikannya ringkas, tepat dan bebas daripada kesalahan ejaan dan tatabahasa. E-mel aduan dengan kesilapan kelihatan tidak profesional, sedangkan e-mel aduan yang diformat dengan betul dan betul akan membantu aduan anda ditangani dengan serius.

Petua

Bersopan santun. Kekasaran meletakkan pembaca bertahan, yang boleh membuatnya tidak cenderung untuk menolong anda. Bersikap ringkas. Orang yang menerima aduan sibuk; maklumat dan rambling luar biasa akan menyukarkan mereka untuk memperhatikan e-mel anda. Ketahui apa langkah tambahan yang perlu diambil. Sekiranya masalah dalam e-mel aduan anda tidak diselesaikan, cuba bawa aduan anda kepada seseorang yang lebih tinggi dalam organisasi atau berbincang dengan peguam.