Cara Menyusun Koleksi DVD Anda dengan Microsoft Access

Jika anda seperti kebanyakan orang Amerika, anda mempunyai koleksi DVD yang banyak di rumah. Jika anda berminat menyusun koleksi anda secara efisien, anda mungkin pernah mempertimbangkan menyusun abjad atau menulis tajuknya di kertas bergaris atau kad indeks. Microsoft Access menyediakan cara mudah dan interaktif untuk mengurus koleksi anda dalam format digital yang teratur.

Mula Dari Awal

Langkah 1

Buka Microsoft Office 2007. Pilih memuat turun templat daripada laman web Microsoft atau buka pangkalan data kosong. Klik dua kali untuk membuka pangkalan data kosong dan beri nama seperti 'My DVDs' atau nama lain, klik 'Create'.

Langkah 2

Pada jadual kosong, klik 'Views' pada pita, pilih 'Design View' dan beri nama paparan, yang boleh anda pilih apa saja yang anda suka.

Langkah 3

Masukkan nama bagi semua medan yang mewakili DVD anda. Medan pertama ialah medan 'sorting' utama, defaultnya 'ID', anda boleh menamakan semula ia kepada 'Nama DVD' atau 'Tajuk DVD'. Tekan 'Tab' dan pilih 'Text' sebagai jenis medan. Jika anda mahu, tekan 'Tab' sekali lagi dan masukkan deskripsi bagi medan tersebut.

Tambahkan medan lain untuk mengkategorikan DVD anda. Medan biasa termasuk: tahun terbit (jenis 'Number'), pelakon 1, pelakon 2, pelakon 3, penarafan MPAA, genre, sinopsis, studio, penilaian peribadi dan pengarah. Memisahkan pelakon pelbagai dalam medan berasingan memudahkan pencarian nanti, contohnya jika anda ingin mencari semua filem yang melibatkan Tom Cruise.

Reka Bentuk Borang

Langkah 1

Reka bentuk borang menarik berbanding jadual untuk mencetak atau memasukkan data dengan lebih mudah. Klik butang 'Save' untuk menyimpan jadual, kemudian klik 'Create' di menu dan pilih 'Form Design' pada pita.

Langkah 2

Klik butang 'Add Existing Fields' yang terletak di sebelah kanan pita. Di bahagian kanan, akan muncul bar dengan nama pangkalan data anda dan tanda '+' di sebelahnya. Buka bar tersebut dengan menekan '+', kemudian seret medan yang dipilih ke kawasan grid borang. Susun mengikut kedudukan yang estetik dan logik.

Langkah 3

Edit setiap medan secara individu untuk meningkatkan penampilan. Contohnya, tajuk filem boleh menggunakan fon dan saiz lebih besar. Pilih ruang kosong (bukan tajuk) dan pilih fon, warna atau saiz dari pita.

Langkah 4

Gunakan bahagian maklumat khusus bagi setiap medan apabila dipilih, untuk menyesuaikan susunan tab. Anda boleh menukar warna latar, sama ada inset atau outset, dan banyak lagi.

Mulakan masukkan data setelah borang siap. Anda boleh melakukan ini secara manual atau menggunakan sumber internet seperti IMDB.com untuk mencari semua maklumat filem.

Tip

• Pengguna Access tingkat tinggi boleh menambah gambar muka depan DVD atau poster filem ke dalam borang reka bentuk untuk kesan visual tambahan.
• Anda boleh memilih rupa borang semasa cetak: sama dengan reka bentuk bila anda mengisi data atau sebagai jadual ringkas.
• Pertimbangkan menambah medan 'Checked out to' jika keluarga dan rakan kerap meminjam koleksi anda. Ini membantu menjejak siapa yang meminjam dan boleh sertakan tarikh.

Item yang Diperlukan

• Microsoft Access 2007