Cara Mengarkibkan Fail Syarikat QuickBooks

Apabila fail syarikat QuickBooks telah melakukan banyak transaksi dalam jangka masa yang panjang, ruang yang diambil oleh perisian QuickBooks bertambah. Ini boleh menyebabkan kelambatan proses operasi QuickBooks. Penyelesaiannya adalah mengarkibkan fail syarikat anda pada tahun-tahun sebelumnya. Dalam QuickBook versi lama, proses ini dipanggil "pengarkiban"; dalam versi yang lebih baru, ia dipanggil "membersihkan data syarikat." Proses ini menyatukan fail syarikat tahun sebelumnya dengan membuang butiran setiap transaksi tertutup, hanya tinggal jumlah keseluruhan.

Buat dan Simpan Sandaran

Langkah 1

Masukkan pemacu kilat atau CD-ROM ke dalam komputer.

Langkah 2

Klik pada butang "Fail" di bar menu atas, kemudian pilih "Simpan Salin atau Sandaran." Anda akan ditanya di mana anda ingin menyimpan sandaran ini; pilih pemacu kilat atau CD-ROM.

Klik di kotak "Nama Fail" dan ketik "Diarkibkan" sebelum peluasan. Klik "OK, "dan fail akan disandarkan ke pemacu kilat atau CD-ROM.

Arkib Fail

Langkah 1

Klik "Fail" pada bar menu atas dan pilih pilihan "Utiliti". Apabila tetingkap seterusnya dibuka, klik "Bersihkan Data Syarikat."

Langkah 2

Pilih "Keluarkan Transaksi pada Tarikh Khusus." Tarikh yang anda pilih akan menjadi tarikh tutup; semua transaksi sebelum tarikh tersebut akan diringkaskan dan perincian transaksi tersebut akan dikeluarkan.

Langkah 3

Klik "Next" untuk membuka tetingkap seterusnya, di mana anda akan memilih kriteria tambahan untuk membuang transaksi. Terdapat empat pilihan:hapus transaksi bank dan kad kredit yang tidak dikosongkan; membuang transaksi yang ditandakan untuk dicetak; keluarkan invois dan anggaran yang ditandakan untuk dihantar; hapus urus niaga yang mengandungi kos yang tidak ditagih atau tidak dibayar. Klik "Seterusnya."

Langkah 4

Pilih untuk menghapus item yang tidak mempunyai transaksi di tetingkap seterusnya yang terbuka. Item ini merangkumi akaun, pelanggan, penjual, nama lain, item invois dan nota "Yang Perlu Dilakukan".

Klik "Mulakan Pembersihan." Simpan fail yang dibersihkan ke desktop atau cakera keras luaran untuk terus bekerja di QuickBooks.

Petua

• Akauntan biasanya mengarkibkan data QuickBooks setelah tahun fiskal berakhir. Sekiranya anda mempunyai sejumlah transaksi yang belum ditutup, anda mungkin ingin mempertimbangkan pengarkiban transaksi bermula dua tahun sebelumnya.

Amaran

• Simpan fail sandaran di lokasi yang selamat sekiranya anda perlu kembali ke transaksi tertentu untuk perincian mengenai transaksi tertutup.