Cara Mengarkib Fail Syarikat QuickBooks

Langkah-langkah Mengarkib Fail Syarikat QuickBooks

1. Buat dan Simpan Sandaran

Langkah 1

Masukkan pen flash atau cakera CD-ROM ke dalam komputer.

Langkah 2

Klik butang "Fail" di bar menu atas, pilih "Simpan Salinan atau Sandaran". Pilih lokasi sandaran (pen flash atau CD-ROM). Klik di kotak "Nama Fail" dan taip "Archived" sebelum sambungan. Klik "OK" dan fail akan disandarkan.

2. Proses Pengarkiban Fail

Langkah 1

Di bar menu atas, klik "Fail" dan pilih "Utilities". Dalam tetingkap seterusnya, pilih "Clean Up Company Data".

Langkah 2

Pilih "Remove Transactions as of a Specific Date". Pilih tarikh penutupan; semua transaksi sebelum tarikh tersebut akan dikompres dan butiran transaksi dihapus.

Langkah 3

Tekan "Next" dan pilih kriteria tambahan: hapus transaksi bank dan kad kredit yang tidak bersih; hapus transaksi yang ditandakan untuk dicetak; hapus invois dan anggaran yang ditandakan untuk dihantar; hapus transaksi yang mengandungi kos tidak ditagih atau tidak dikembalikan. Tekan "Next".

Langkah 4

Pilih menghapus item tanpa transaksi: akaun, pelanggan, vendor, nama lain, item invois dan nota "To Do". Klik "Begin Cleanup". Simpan fail bersih ke desktop atau pemacu keras luaran.

Tip

• Akuntan biasanya mengarkib data QuickBooks selepas tamat tahun kewangan. Jika ada transaksi belum ditutup, pertimbangkan mengarkib dari dua tahun sebelumnya.

Amaran

• Pastikan fail sandaran disimpan di tempat selamat sekiranya perlu kembali ke transaksi tertentu untuk butiran transaksi yang ditutup.