Menyebarkan E-mel Secara Massif Menggunakan Outlook

Pengantar

Microsoft Outlook, aplikasi e-mel dalam rangkaian Microsoft Office, menawarkan pelbagai cara untuk menjimatkan masa pengguna dengan alat penciptaan dan penghantaran e-mel. Salah satu cara mengurangkan masa rutin ialah dengan membuat e-mel massa, menghantar e-mel serupa atau identik kepada kumpulan besar tetapi tetap menambahkan sentuhan peribadi supaya penerima tidak rasa spam. Dengan Outlook, anda dapat memanfaatkan menu, tab dan butang yang serupa dengan produk Office lain seperti Word, memudahkan penyesuaian e-mel massa anda.

Deskripsi

E-mel massa ialah satu e-mel yang dihantar kepada lebih daripada satu penerima, biasanya ramai. Ia boleh berkaitan kerja, seperti makluman jualan atau latihan akan datang, atau jemputan kepada acara peribadi. E-mel massa tidak semestinya dianggap spam; ia hanya menjimatkan masa dan usaha pembuat e-mel serta mengurangkan risiko kesalahan menaip. Perbezaan utama antara e-mel massa biasa dan yang dipersonalisasi ialah e-mel yang dipersonalisasi mengandungi sekurang-kurangnya satu maklumat yang langsung merujuk kepada penerima, contohnya menggunakan nama seseorang bukannya "Dear Sir".

Proses

Berikut langkah-langkah membuat e-mel massa dengan Outlook dan Word:

1. Buka Outlook dan klik pautan Contacts di sudut kiri bawah.
2. Tekan dan tahan Ctrl sambil klik satu persatu kenalan yang hendak dimasukkan.
3. Di Outlook, klik butang Mail Merge pada ribbon di atas.
4. Nyatakan pilihan Only selected contacts dan pastikan menu Document type dipilih Form Letters jika tidak.
5. Pilih E-mail pada tetingkap Merge to dan masukkan subjek, contoh "Sertai kami di parti perayaan!".
6. Klik OK; Word akan terbuka dengan tab Mailings aktif.
7. Gunakan butang Greeting Line untuk menyesuaikan sapaan; klik OK.
8. Masukkan isi e-mel di ruang yang ditunjukkan Word.
9. Di Word, klik Finish & Merge dan pilih Send E-mail Messages.
10. Semak pilihan di tetingkap Merge to E-Mail dan klik OK lalu tutup Word.
11. Periksa folder Outbox atau Sent Items di Outlook untuk memastikan e-mel dalam perjalanan.

Tambahan

Untuk menambah daya tarik, anda boleh menambah gambar, logo atau grafik melalui tab Insert dan butang Clip Art di Word. Tambahkan tandatangan elektronik atau sesuaikan tandatangan mengikut acara. Untuk penyesuaian format, ubah warna teks atau latar belakang melalui tab Home dan bahagian Font. Perlu diingat bahawa e-mel yang dihantar kepada klien bukan Outlook mungkin tidak mengekalkan format dan hanya dipaparkan dalam teks hitam biasa.

Pertimbangan

Program perlindungan virus sering mengarahkan e-mel massa ke folder spam atau junk kerana anggapan bahawa pengirim spam menghantar kepada ramai penerima sekaligus. Walaupun e-mel anda dipersonalisasi, ia masih boleh dipindahkan ke folder spam selepas proses gabungan. Pastikan anda memantau penerimaan dan mengambil langkah pencegahan, seperti menambah penerima ke senarai putih.