Bagaimana Menulis E-mel kepada Orang Yang Tidak Anda Kenali

Komunikasi perniagaan sebelum ini biasanya dimulakan dengan jabat tangan, tetapi tidak lagi begitu. Di abad ke-21, kemungkinan besar anda sudah berjumpa dan berinteraksi dengan banyak kontak perniagaan dan peribadi tanpa pernah melihat wajah mereka. Ramai interaksi bermula dengan e-mel. Jika anda perlu menulis e-mel kepada seseorang yang tidak anda kenali, ikuti beberapa peraturan asas supaya tetap profesional dan tidak menyinggung.

Langkah 1

Tulis subjek ringkas yang menerangkan sebab anda menulis kepada orang ini. Kerana anda tidak mengenali orang tersebut, anda perlu jelas mengenai tujuan. Banyak orang menerima spam, jadi jika anda mempunyai hubungan peribadi atau perniagaan, sebaiknya nyatakan dalam subjek.

Langkah 2

Gunakan "Puan" atau "Tuan" beserta nama keluarga dalam salam. Jangan anda anda menjangka seorang wanita sudah berkahwin kecuali anda pasti; "Puan" lebih neutral. Jika anda tidak pasti jantina, tidak perlu meneka; gunakan nama penuh. Anda boleh memulakan dengan "Dear" jika mahu, misalnya "Dear Tuan Ahmad", atau tanpa "Dear" hanya "Tuan Ahmad:". Perhatikan tanda baca: koma selepas "Dear", dan titik dua bila tidak ada "Dear".

Nyatakan sebab anda menulis atau hubungan anda dengan orang tersebut di baris pertama e-mel. Banyak orang tidak membaca lebih daripada baris pertama kerana anggapan spam; selain itu, bila dibuka pada telefon, hanya baris pertama yang muncul. Dengan menyatakan maksud anda di awal, anda lebih berpeluang mendapat balasan.

Tip

• Tetap sopan tetapi formal ketika menulis kepada orang yang tidak anda kenali, dan usahakan e-mel pendek dan jelas. Apabila hubungan telah berkembang, boleh menambah jenaka atau emotikon, tetapi untuk masa ini tetap profesional sehingga anda memahami sifat hubungan.