Cara Menggunakan Outlook untuk Menjejak Persetujuan

Butang undi Outlook menyediakan cara mudah menghantar item untuk kelulusan kepada penyelia atau ahli pasukan. Apabila penerima mengundi salah satu pilihan, Outlook merekodkan maklum balas dan membolehkan anda melihat ringkasan semua jawapan bagi mesej tertentu. Anda boleh menanyai satu orang atau satu kumpulan, menyediakan pilihan ringkas seperti 'Sah/Tolak' atau pilihan yang lebih kompleks yang anda cipta sendiri.

Keperluan

Untuk menjejak item yang anda hantar untuk kelulusan atau undian, akaun e-mel anda mesti berada pada pelayan Microsoft Exchange. Pelayan Exchange biasanya digunakan dalam persekitaran pejabat; akaun e-mel rumah dan peribadi anda mungkin tidak menggunakan pelayan Exchange melainkan anda menetapkannya melalui kerja atau sekolah. Selain itu, penerima e-mel mesti menggunakan Outlook 2003 atau lebih baru untuk mengundi, walaupun mereka tidak memerlukan akaun Exchange jika hanya menerima mesej.

Hantar Permintaan Kelulusan Anda

Penghantaran permintaan e-mel menggunakan ciri penjejakan adalah sangat mudah: Tulis mesej e-mel seperti biasa, sertakan soalan atau dokumen yang memerlukan kelulusan. Tukar ke tab 'Pilihan' dan klik 'Gunakan Butang Undi' di palang alat. Outlook memaparkan pilihan yang boleh anda tawarkan kepada penerima. Berikan mereka pilihan 'Sah' atau 'Tolak', atau permintaan ringkas 'Ya', 'Tidak' atau 'Mungkin'. Anda juga boleh memilih 'Suai' untuk menyediakan pilihan anda sendiri; cukup masukkan pilihan dalam medan 'Gunakan Butang Undi' di skrin seterusnya, pisahkan setiap pilihan dengan titik koma.

Menggunakan Butang Undi

Apabila penerima membuka mesej anda di Outlook, dia akan melihat amaran di bahagian atas yang memberitahu bahawa mesej tersebut mengandungi butang undi. Dengan mengklik amaran di Outlook 2013 dan Outlook 2010, penerima boleh memaparkan pilihan undi dan mengklik satu. Dalam versi 2007 dan 2003, pilihan undi muncul di bar alat. Selepas individu mengundi, Outlook secara automatik menghantar balasan ke penghantar asal memaklumkan pemilihan.

Jejak Keputusan

Selain daripada dapat menjejak keputusan dari baris tajuk, anda boleh membuka jadual yang menunjukkan ringkasan respons bagi satu soalan. Ciri ini sangat berguna bila anda menghantar soalan kepada kumpulan besar. Buka salah satu balasan anda dan klik respons individu di bahagian atas mesej. Outlook memaparkan pilihan lain 'Lihat Respons Undi'. Klik pilihan tersebut untuk melihat semua undi, kelulusan atau penolakan yang dihantar bagi soalan tertentu ini.