Panduan Menggunakan ADP Bersama QuickBooks

Intuit, syarikat yang menghasilkan perisian perakaunan QuickBooks, menawarkan perkhidmatan gaji yang sangat baik. Walau bagaimanapun, beberapa organisasi masih memilih menggunakan pemproses gaji pihak ketiga seperti ADP. Dengan ADP, anda perlu memasukkan maklumat gaji dua kali: sekali di ADP dan sekali lagi di QuickBooks. Sesetengah perkhidmatan pihak ketiga mengaku dapat memuat turun maklumat gaji terus ke fail QuickBooks, tetapi ini boleh menimbulkan kesan serius.

Langkah-Langkah Mengintegrasikan ADP ke QuickBooks

Langkah 1: Aktifkan Pengiraan Manual Gaji

Buka QuickBooks, klik Help di bar menu atas, kemudian pilih Search… Masukkan “Enter payroll manually” dan pilih OK. Cari pilihan “Calculate Payroll Taxes Manually (without a subscription to QuickBooks payroll)”, klik dan kemudian pilih “Set your company file to use the manual payroll calculations setting”.

Langkah 2: Dapatkan Laporan Gaji ADP

Setiap periode gaji, mintalah laporan ADP yang lengkap. Pastikan laporan tersebut menyertakan butiran potongan perasing pekerja, bukan sekadar jumlah cukai federasi. Jika laporan tidak lengkap, anda perlu membuat permintaan khas kepada ADP.

Langkah 3: Masukkan Ringkasan Gaji ke QuickBooks

Selepas mengaktifkan mod manual, ikon Pay Employees akan muncul di menu Home. Klik ikon itu, kemudian semak semua pekerja yang menerima bayaran pada skrin yang muncul. Klik Open Paycheck Detail untuk membuka tetingkap bagi setiap pekerja.

Langkah 4: Salin Maklumat ADP ke Tetingkap Gaji

Salin pendapatan, kadar jam, dan jam kerja ke lajur atas. Masukkan sumbangan syarikat untuk Social Security, Medicare, dan Federal Unemployment ke lajur Company Summary di bahagian kiri bawah. Masukkan sumbangan pekerja untuk Federal Withholding, Social Security dan Medicare ke lajur Employee Summary.

Langkah 5: Tambah Item Gaji Lain

Jika ada insurans kesihatan, insurans hayat, atau garnishment gaji, masukkannya di lajur Other Payroll Items di tengah skrin. Gunakan wizard item gaji untuk memastikan akaun ditetapkan dengan betul.

Langkah 6: Tetapkan Gaji kepada Pelanggan atau Projek

Jika anda mengira kos projek, gunakan lajur Customer/Job dalam bahagian Earnings di skrin gaji. Ia terletak di bahagian kanan atas bawah kotak Direct Deposit.

Tip

• Dengan masa yang terhabus mengulang data di QuickBooks yang telah dimasukkan di ADP, pertimbangkan perkhidmatan gaji Intuit untuk mengelakkan kesilapan transkripsi.

Amaran

• Sesetengah perkhidmatan pihak ketiga menawarkan fungsi memuat turun gaji terus ke QuickBooks. Walau bagaimanapun, sistem kadangkala menggunakan pembayaran lump sum untuk cukai yang tidak selaras dengan akaun individu di QuickBooks, menyebabkan ketidakserasian data.