Cara Mengimport Spreadsheet Excel ke Microsoft Access

Pengguna spreadsheet sering memanfaatkan ciri pangkalan data dalam Microsoft Excel ketika bekerja dengan data mereka. Fungsian pencarian, penapisan, dan penataan mudah tersedia melalui menu Data di Excel. Microsoft Access, sebagai pangkalan data relasional penuh fungsi, serasi dengan Excel. Mengimport data spreadsheet Excel ke Access memberikan banyak kelebihan seperti kemudahan input data, akses multiuser, dan pilihan laporan lanjutan. Tajuk lajur Excel akan ditukar menjadi nama medan, data lajur menjadi medan, dan setiap baris menjadi rekod semasa proses import.

Langkah 1

Simpan data spreadsheet anda dalam Excel menggunakan menu Fail → Simpan. Walaupun Access menyokong pelbagai format seperti dBASE dan teks terpisah, lebih baik gunakan format Excel asli bagi fail anda. Access dapat mengimport fail Excel terus dan menyediakan pilihan untuk terus bekerja dengan data di kedua-dua produk selepas proses import.

Langkah 2

Buka Microsoft Access dan pilih pangkalan data tempat anda mahu mengimport data Excel. Anda boleh mencipta pangkalan data kosong baru dengan Fail → Baru → Pangkalan Data Kosong. Beri nama fail bila diminta. Pilih Fail → Data Luar → Import dan pilih format Excel. Cari subdirektori spreadsheet anda dan import ke Access. Jika anda menggunakan versi Access 7, klik tab Data Luar di atas skrin dan pilih Excel sebagai format import. Anda boleh menambah data ke jadual sedia ada atau mencipta jadual baru.

Langkah 3

Pilih helaian kerja atau julat yang ingin diimport melalui wizard Import dan klik Seterusnya. Pilih tajuk lajur Excel yang ingin diimport sebagai nama medan dan sahkan sama ada anda mahu mencipta jadual baru atau menambah data ke jadual sedia ada. Klik Seterusnya untuk meneruskan. Anda boleh menukar nama medan, melangkau medan yang tidak perlu, dan memilih pilihan indeks, termasuk kunci utama untuk menyusun data spreadsheet dalam Access. Klik Selesai apabila anda berpuas hati dengan pilihan.

Semak keputusan wizard Table Analyzer untuk memastikan struktur jadual pangkalan data yang dibangunkan Access daripada helaian Excel anda. Wizard akan memecah jadual yang mengandungi maklumat duplikasi ke jadual berasingan supaya setiap kategori data disimpan hanya sekali. Sahkan susun atur medan dalam jadual, pilih kunci utama untuk penyusunan, dan betulkan sebarang ralat ejaan sebelum menyelesaikan proses import.

Tip

• Helaian kerja yang berkongsi struktur dan tujuan konsisten boleh diimport ke satu jadual. Helaian kerja dengan data atau struktur jadual tidak konsisten harus diimport ke jadual berasingan.

Amaran

• Elakkan baris kosong dalam spreadsheet Excel anda sebelum mengimport ke Access. Rekod kosong boleh menyebabkan ralat semasa pengiraan dengan fungsi di Microsoft Access.