Membuat Jadual Kerja Berkumpulan dengan Microsoft Access

Muat naik jadual kerja berkumpulan yang serbaguna di pangkalan data Microsoft Access anda dengan memanfaatkan jadual. Access menawarkan pelbagai alat untuk mencipta, menyimpan, dan mengemas kini maklumat jadual. Menyimpan jadual dalam Access memberi banyak kelebihan; anda tidak perlu mencari fail di pelbagai lokasi, semua maklumat penting dikumpulkan di satu tempat. Dengan gabungan kuasa penyimpanan data Access dan pilihan format, anda boleh mencetak dokumen yang mudah dibaca. Sediakan jadual kerja berkumpulan dengan membuat beberapa jadual yang menyusun dan memaparkan maklumat yang diperlukan.

Langkah 1

Cipta jadual Kakitangan dalam pangkalan data Access anda. Klik tab “Create” pada Ribbon di bahagian atas skrin, dan pilih butang “Table Design”. Masukkan medan untuk Nama Kakitangan, Jawatan, Gaji, Nombor Telefon dan maklumat lain yang relevan dengan menaip nama medan dalam lajur pertama.

Langkah 2

Pilih “Data Type” yang sesuai dari kotak drop-down di sebelah kanan lajur “Field Name”. Tandakan medan yang mengandungi nilai unik bagi setiap rekod, dan pilih butang “Primary Key” pada Ribbon. Anda boleh menetapkan kunci utama sebagai nama kakitangan atau ID kakitangan selagi setiap medan unik.

Langkah 3

Cipta jadual Jadual, dan buka ia dalam paparan Reka Bentuk. Buat medan ID, tetapkan jenis data sebagai AutoNumber, dan pilih sebagai Primary Key. Cipta medan Carian Kakitangan dengan menaip “Employee” sebagai nama medan, dan pilih “Lookup Wizard…” dari drop-down Data Type.

Langkah 4

Tetapkan medan Carian Kakitangan untuk mencari kakitangan dari jadual Kakitangan. Pilih medan yang anda mahu paparkan sekaligus dalam kotak Selected Fields dan selesaikan wizard. Masukkan setiap hari dalam minggu kerja sebagai medan berasingan dalam jadual Jadual.

Tukar ke Paparan Data (Datasheet View) dengan mengklik kotak drop-down “View” pada tab Home Ribbon. Tambahkan jadual kerja bagi setiap kakitangan dengan memilih nama mereka dari medan Kakitangan dan menaip jam kerja mereka dalam setiap medan hari minggu. Menyusun jadual mengikut hari membolehkan jam kerja berbeza mengikut hari.

Tip

• Cipta laporan yang menggabungkan jadual Kakitangan dan jadual Jadual untuk menyenaraikan semua jadual kakitangan serta maklumat perhubungan mereka. Gunakan laporan ini sebagai rujukan cepat semasa menyemak jadual atau membuat penyesuaian.