Cara Menukar Dokumen Imbas ke Excel

Peralatan yang diperlukan

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Program OCR seperti Microsoft Document Imaging atau Adobe Scan

Menukar dokumen imbas ke Excel boleh dilakukan dalam tiga langkah asas: imbas dokumen, tukar kepada teks menggunakan OCR, dan masukkan data ke Excel menggunakan wizard teks.

Di bawah tab Alat Microsoft Office pada menu Program, buka "Microsoft Office Document Imaging" dan muatkan fail anda. Sistem akan cuba mengenali teks secara automatik. Jika tidak berjaya, klik pilihan Recognize Text Using OCR pada bar alat. Setelah teks dikenali, pilih Export to Word.

Nama fail dan pilih format plain text (.txt) melalui fungsi Save As. Pastikan pilihan Page Break dicentang supaya setiap baris tidak digabungkan. Klik Save dan tutup Word.

Buka fail .txt dalam Microsoft Excel. Excel biasanya akan memulakan wizard import teks secara automatik. Pilih Delimited sebagai pilihan asal. Delimited bermaksud lajur dipisahkan oleh tanda tertentu seperti koma, ruang, atau tab. Klik Next.

Pilih pemisah yang sesuai (contohnya ruang) pada langkah kedua wizard. Klik Next sekali lagi.

Pada langkah ketiga, tetapkan format setiap lajur. Pilih lajur yang memerlukan format khusus dan ubahnya di kotak Column data format yang terletak di bahagian kanan atas. Klik Finish untuk menyelesaikan proses. Data kini akan tersedia dalam Excel.

Amaran

OCR tidak sempurna, jadi sentiasa semak dokumen asal dan salinan Word sebelum menyimpan sebagai fail teks.