Mengapa E-mel Penting dalam Komunikasi Perniagaan?

Kenyataan bahawa e-mel sangat penting dalam komunikasi perniagaan moden tidak dapat dinafikan. Setiap hari, berjuta-juta e-mel dihantar dari syarikat kepada pelanggan dan pembekal, dari pekerja hingga pengurus mereka dan dari rakan sekerja yang lain. Terdapat beberapa sebab untuk kelebihan e-mel jika dibandingkan dengan kaedah komunikasi lain.

Segera

E-mel dihantar dan diterima hampir seketika, sama ada penerima berada beberapa pintu atau ribuan batu jauhnya. Disebabkan ini, menggunakan e-mel melancarkan komunikasi dalaman dan luaran, menjadikannya lebih cepat dan lebih mudah untuk menghantar dan menyebarkan maklumat penting dan memungkinkan untuk kemas kini status hampir masa nyata. Sebaliknya, aliran maklumat yang berterusan menjadikan pekerja dan eksekutif lebih cekap dan produktif, membolehkan tindak balas pantas terhadap setiap masalah yang mungkin timbul.

Penyimpanan rekod

Mesej e-mel tetap di peti masuk pengguna kecuali jika dihapus dengan sengaja, dan kedua-dua perisian e-mel dan perkhidmatan e-mel yang berdiri sendiri menawarkan fungsi carian dan penapis yang membuat penjejakan mesej tertentu hanya memerlukan beberapa saat. Ini mewujudkan jejak kertas maya yang jauh lebih efisien daripada dokumen bercetak yang disimpan dalam laci, menjadikannya sangat mudah untuk mengekstrak maklumat penting dari komunikasi e-mel.

Kos Rendah

E-mel adalah salah satu cara termurah yang boleh digunakan oleh perniagaan untuk berkomunikasi, secara dalaman dan luaran. Perniagaan kecil hanya boleh mendaftar e-mel percuma dengan penyedia seperti Gmail, Yahoo atau Hotmail; malah untuk syarikat yang lebih besar, kos overhead untuk mengekalkan pelayan e-mel khusus agak rendah. Perbezaan kos sangat ketara ketika mempertimbangkan komunikasi massa. Sebagai contoh, kos mencetak dan menghantar satu set risalah pemasaran atau surat banyak kali diperlukan untuk menghantar maklumat melalui e-mel.

Pemasaran

E-mel membolehkan syarikat menyebarkan maklumat mengenai produk dan perkhidmatan mereka dengan cekap dan berkesan, baik kepada pelanggan sedia ada dan bakal pelanggan. Sebagai contoh, syarikat pakaian boleh membuat senarai e-mel yang boleh dilanggan oleh sesiapa sahaja, kemudian hantarkan e-mel mingguan kepada semua orang dalam senarai yang memperincikan penambahan baru pada katalog. Begitu juga, syarikat yang mengkhususkan diri dalam perisian perniagaan mungkin menghubungi syarikat lain secara langsung melalui e-mel untuk bertanya sama ada mereka mungkin menganggap perkhidmatan mereka berguna.