Panduan Membuat Dokumen Gabungan Utama di Microsoft Word

Anda boleh membuat surat borang dan menghantar kepada pelbagai penerima menggunakan fungsi Mail Merge di Microsoft Word 97 dan 2000 (PC) serta Word 98 (Mac). Fungsi ini menjimatkan masa dengan menggabungkan data alamat dari fail "Data Source" ke dalam dokumen utama.

Langkah-langkah Membuat Dokumen Gabungan Utama

1. Close semua dokumen Word yang dibuka dan buka dokumen baru.
2. Pilih Tools → Mail Merge.
3. Pilih Create → Form Letters, lalu klik butang Active Window.
4. Tekan butang Edit dan pilih dokumen yang baru anda buat.
5. Di menu Insert, pilih Date and Time ketiga (bulan, tarikh, tahun) dan klik OK.
6. Tekan Return empat kali, kemudian mulakan menaip kandungan surat anda. Mulakan dengan salam seperti "Dear:" dan jangan sertakan nama atau alamat penerima.
7. Sambil menulis, tinggalkan ruang kosong di tempat yang anda mahu isikan nama atau maklumat peribadi kemudian.
8. Letakkan kursor di tempat anda mahu masukkan Merge Field pertama (biasanya nama selepas "Dear:"), klik Insert Merge Field pada toolbar Mail Merge. Ulangi sehingga semua medan dimasukkan.
9. Simpan dokumen sebagai Merge Main Letter.

Untuk mempelajari cara menyusun senarai nama dan alamat dalam Data Source, lihat How to Set Up a Mail Merge Data Source in Microsoft Word.

Tip

• Mail Merge memerlukan dokumen utama (surat borang) dan dokumen sumber data.

Item yang Diperlukan

• Microsoft Word (versi 97/2000 PC atau 98 Mac; versi terkini juga menyokong fungsi ini).