Gunakan Microsoft Access sebagai Pangkalan Data Penderma

Organisasi bukan keuntungan yang menerima sumbangan daripada penderma peribadi atau yayasan swasta perlu mempunyai pangkalan data penderma. Microsoft Access boleh dijadikan alat pengurusan sumbangan dan memudahkan komunikasi.

Menggunakan Access sebagai Pangkalan Data Penderma

Langkah 1

Lawati laman web Microsoft Office dan pilih “Templates”. Cari kategori “Industry Categories” → “Non-Profit”. Pilih templat “Charitable Contributions database”, klik “Download”, terima persetujuan dan simpan fail.

Langkah 2

Buka fail tersebut menggunakan WinZip atau program serupa, ekstrak, lalu buka folder dan klik dua kali pada fail templat Access. Tukar nama fail kepada “donor_database.accdb” atau nama lain yang anda pilih.

Langkah 3

Apabila pertama kali membuka pangkalan data, luangkan masa sekejap untuk mengenali skrin. Tab utama termasuk “Campaigns”, “Contributors”, “Donations”, “Employees”, “Events” dan “Tasks”. Kebanyakan fungsi sudah diprogram dalam templat, jadi anda tidak perlu memulakan struktur dari awal.

Langkah 4

Masukkan maklumat kempen anda di tab “Campaigns”. Tambah tarikh, sasaran dana dan jumlah sumbangan sehingga kini. Diagram histogram akan menunjukkan kemajuan sasaran berbanding jumlah terkumpul.

Langkah 5

Catat setiap acara di tab “Events” dengan nama dan tarikh. Jika acara berkaitan dengan kempen tertentu, masukkan nama kempen pada borang. Acara yang tidak berkaitan boleh dikelompokkan sebagai “Independently”.

Langkah 6

Di bawah “Campaign Details”, pilih “Report Donations” untuk mencatat sumbangan peribadi atau geran yang ditujukan kepada kempen. Masukkan nama penderma, jumlah yang dijanjikan atau dibayar, serta kategori seperti “Charity”, “Parent”, “Individual” atau “Alumni”.

Pergi ke “Quick Links” → “Employees”. Klik “Add New Contributor” dan rekodkan tugasan bagi setiap pekerja. Setiap rekod harus memuat tajuk tugas, orang yang ditugaskan, status projek dan tarikh akhir.

Tips

• Selalu salinan pangkalan data Access ke pelayan selamat dan sistem luar tapak untuk melindungi rekod organisasi.
• Minta demonstrasi produk atau percubaan sebelum membeli, supaya anda boleh memastikan semua ciri yang diperlukan tersedia.
• Menambah butang “Home” pada setiap halaman memudahkan navigasi kembali ke halaman utama.

Amaran

• Terdapat bahagian bantuan templat di Microsoft, tetapi sokongan teknikal seringkali terhad dan tidak ada kursus rasmi.

Peralatan yang Diperlukan

• Komputer
• Microsoft Access